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  無印良品成功90%靠制度
  作者松井忠三在2001年臨危受命接任無印良品社長,著手改革虧損狀態,讓業績復甦,並曾創下有史以來最高營收。他認為良好的制度,如同組織的基石;他解讀「魔鬼藏在細節裡」這句話:「對於細節的堅持程度,將決定作品的本質。」一個企業實力的高低,也取決於對細節的要求。「簡單但精準」的企業精神現深植無印良品內部,員工不加班、不用時時口頭回報工作,卻能完成更多事,卻能準時做好交辦工作,就在於建立了良好的制度。

.作者:松井忠三
.譯者:江裕真
.分類:財經
.出版社:天下文化
.出版日期:2014/09/30
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文章節錄
《無印良品成功90%靠制度:不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理》

桌面整潔的公司營收就會成長

  各位是否看過有人把辦公桌上的文件或檔案堆得想小山一樣,好像隨時會崩塌?或是座位四周的紙箱堆得像城牆一樣呢?我想任何公司至少都會有一、兩張這樣的辦公桌吧。

  過去,無印良品的總公司,也有很多人的辦公桌如此。

  桌面上放了一堆資料,只剩下約莫一張紙大小的作業空間,桌子下方還擺了裝在紙箱裡的樣品,幾乎連擺腳的空間都沒有,無論當事人負責什麼工作,都讓人覺得不可思議。

  於是我實施了「清桌運動」,下令所有人的辦公桌都要清理整頓。不僅下班離開公司時,桌面上不能擺放任何私人物品,甚至連正在進行的工作文件也一樣,桌上只准擺放電腦和電話。如果只是把原本放在桌面上的東西塞到抽屜裡,當然也不行。

  剪刀、釘書機、膠水等文具用品,也改由全部門共用。因為如果交由員工個人持有文具用品,每個人的物品將不斷增加。剛推動此活動,把大家平常沒在使用的釘書機、剪刀等文具用品搜集在一起時,簡直堆積如山。交由員工個人保管,不但增加公司成本,而且再多的空間都不夠放。

  另外,我們也徹底做到大家一起分享公務文件。這麼做的目的不只是「減少用紙」。

  以前,無印良品的員工都喜歡自行保有資訊,為避免這樣的狀況,也為了將工作完成的關鍵從「個人」轉移到「組織」,我們現在正推動文件共享制度。

  製作完成的文件不由個人自行保管,而是整理到任何人都能輕鬆找到的檔案夾裡,依部門別放入檔案櫃中。我們甚至還把檔案櫃的門也拿掉,因為這也是一種可視化。

  現在如果討論到到「三個月前會議中的某份資料」,任何人都能三、兩下就找出來。假如像過去,要在資料堆成山的辦公桌上搜尋,或是到用途不明的櫥櫃裡去找,就得花掉不少無謂的時間。這種無謂的事如果累積多了,就可能成為降低生產力的致命傷。

  共享文件還有幾個好處,像是同事間的溝通會變得更容易,資訊的傳達能力也變得更精準、確實。

報告、聯絡、商量有礙於員工成長

  報告、聯絡、商量三件事,簡稱「報.聯.商」,是工作中必須做到的基本動作,許多社會新鮮人在進入公司時,也都這麼被教育。

  這三件事確實很重要,但忙碌的主管就算聽取所有部屬的報告,也無法一一回應。他們自己的工作都忙不完了,如果聽完部下的詳細報告後,還得一一裁示做法,將使工作效率大打折扣。

  無印良品是用前面介紹的DINA系統確認工作進度,以取代報告、聯絡與商量。只要完成期限一到,主管就會根據資料確認成果如何;假如尚未完成,只要找出問題,就能繼續執行。

  基本上,小問題就在部門內部尋求解決;但若出現重大問題,就要迅速將資訊呈給管理高層,由經營團隊出面解決。由於是在關鍵時刻發揮作用,而不是漫無目的報告、聯絡與商量,因此,不會降低工作的完成速度。

  多數人都認為,報告、聯絡與商量除了可藉由部屬向主管呈報資訊,促進雙方溝通,還可以在錯誤還未釀成大禍之前就處理掉。

  不過,我的看法是,過度的報告、聯絡與商量,反而是有礙於部屬成長的行為。

  部屬若經常和主管討論工作,就很難培養他們自主思考和獨當一面。例如,我們常會聽到以下的對話:

  「今天早上您指示的這件工作和這件工作已經做好了。」

  「企畫書已送交A公司, 但他們反應不是很熱絡, 怎麼辦?」

  每當部屬向主管報告這類事情時,就會變成凡事等主管判斷。這會讓他們無法養成自我思考、自主行動的判斷力與執行力。這麼一來,公司將充斥「只要聽從主管指示就好」的員工,無法培育出獨當一面的將才。

  假如得要主管指示才會做事,一旦主管外出或因為開會而不在,工作進度就停滯,最後將造成工作的完成速度減緩、生產力低落。

  此外,過度的報告、聯絡與商量,也會導致員工以「垂直聯繫」為重,疏於「水平聯繫」。換句話說,過度重視報告或商量往往會使員工忽略與其他部門的連帶關係。

  我常告訴員工,「適合一個部門,不一定適合一個公司」。

  例如,假設人事部要重新配置人力,因而徵詢各部門對於人力的需求。海外事業部為了拓展海外分店,希望增加人力;品質保證部為了提升品質水準,也希望增加人力。假如完全接受所有部門的需求,人力勢將無止境地暴增下去。然而,企業必須把人力的增加控制在不能超過營收成長率的範圍內。

  在無印良品,這樣的問題會由社長裁決。畢竟,最懂得「公司整體」的人,莫過於社長了。

  由於過度的報告、聯絡與商量會把員工的意識局限於所屬部門,容易形成只知考量內部利益的部門主義。若想養成宏觀全局的眼界,領導者就不能把握在手裡的韁繩拉得太緊,這也是成功領導的一大關鍵。
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