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叡揚資訊推出合規管理協作平台 將內外稽核作業化繁為簡

叡揚資訊推出Vitals CMP合規管理協作平台,簡化稽核作業,以無紙化方式展現專業成果給內外稽核委員參考
叡揚資訊推出Vitals CMP合規管理協作平台,簡化稽核作業,以無紙化方式展現專業成果給內外稽核委員參考
叡揚資訊推出合規管理協作平台 將內外稽核作業化繁為簡

(中央社訊息服務20200828 10:39:29)企業為拓展市場並增加客戶信賴度,無不積極通過產業共同的規範或國際標準,其認證過程不僅可檢視內部程序的完善程度及實施品質,也有助降低失誤風險且提高獲利。以往企業全憑記憶與人工方式籌備稽核作業,其制度與施行細則經常異動調整,若遇到內外部稽核主辦人員異動更需重新摸索。有鑑於此,叡揚資訊股份有限公司推出「Vitals CMP (Compliance Management Platform) 合規管理協作平台」協助企業建立內外稽跨部門籌備機制,並以條文為中心方便跨部門同仁逐項分工填報施行細則、稽核項目、執行內容、自評表與佐證資料等,一方面可透過圖示報表監督籌備進度,另一方面可結合日常作業將資料留存於系統以供未來備查,適用於資通安全稽核、ISO 各類評鑑、金融檢查等常見合規需求。

籌備合規作業需內外稽核主辦與各個受評單位一起協同合作。對內外稽核主辦單位而言,必須清楚掌握哪些條文由哪些單位來撰寫具體措施,並檢視其執行上有無符合 PDCA 原則並附上佐證資料,以及是否在時限內改善稽核缺失等。由於某些法規或標準要求全組織參與,更加提高統整人、事、時、資料與進度的難度,僅憑人腦或紙本作業經常手忙腳亂,故突顯系統化管理的重要性。叡揚合規管理協作平台逐項列管條文並交辦給負責的受稽單位,方便內外稽核主辦一頁總覽各條文的執行進度與內容,並善用統計圖表多角度檢視,例如條文具體措施進度表、措施完成度統計表、預評成績表、交辦事項統計表等,因此小至細項追蹤、大至整體圖表都能透過系統完成,數位管理稽核作業。

另一方面,對受稽單位而言,可逐項填入負責條文的具體措施內容,並以 PDCA 持續改善觀點連結相對應的佐證資料,填報完成後,亦可匯出自評表以利預評時查核。系統化集中管理好處有二,其一在稽核當日不因文件遺漏或找不到資料而產生缺失,其二以條文為中心將條文負責人、施行細則、稽核項目、執行內容、自評表與佐證資料都集中歸納於目錄總表中,以無紙化方式展現專業成果給內外稽核委員參考,將原本散落於各單位資料夾的文件、資訊與人事時地都匯集於一頁。

企業經常因不同的客戶或供應體系而需遵循多種不同的標準,甚至同一程序規範需遵循兩個以上的標準 (如資安稽核),導致受稽單位不僅相同的佐證資料要提供多次,也難免出現顧此失彼忘記交付的問題。有鑑於此,合規管理協作平台提供跨認證條文對照功能,讓受稽單位從準備佐證資料的角度出發,全面檢視哪些負責的條文有新的異動、內部程序是否符合新規範以及是否已如期如質填報,不僅減少重工也方便自行查核。

總結上述,企業通過國際標準或法規的最終目的是確保執行過程落實說、寫、做一致原則,故上述籌備稽核作業只是品質保證的入場券,真正的考驗在於能不能結合知識管理文化落實於日常,透過主動搜尋或被動推薦的學習交流機制,記取成敗經驗不貳過,才能有效持續改善產品、服務與流程。
新聞聯絡窗口:02-2586-7890 分機10160 蔣小姐


訊息來源:叡揚資訊股份有限公司

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