從稽核到資安治理 打造安全合規檔案分享機制
(中央社訊息服務20260429 16:19:36)在數位化與資料共享迅速成長的今天，企業不僅要面對來自外部的資安威脅，內部員工不當取用、分享檔案造成的風險亦不可忽視。當各式機敏資料大量往來於企業內、外，若沒有適當的檔案分享與稽核管理機制，不僅增加資料外洩風險，也可能違反法規要求。
企業資料外洩的3大原因及常見防範措施
近年來台灣及國際間企業資料外洩事件頻傳，企業應如何防止重要資料暴露在陽光下？根據網擎多年的資安經驗，資料外洩主要有以下3大因素：
1. 系統與軟體的安全措施不足：無需授權即可取得內部檔案、資料未加密傳輸、系統漏洞未修補等，導致駭客更容易入侵。
2. 人為疏失：企業員工缺乏資安意識，外部電腦登入後，未於使用完畢登出系統、設備更換或遺失時，未清除內部的企業機敏資料等。
3. 未經許可攜出機敏資料：如未管控內部檔案，員工可能透過未受管控的方式將檔案外傳。如員工透過 LINE、或自己的雲端硬碟將檔案傳給外部合作廠商；甚至為了私利將內部重要檔案攜出。
針對這樣的情況，企業常見的防範措施包括以下幾點：首先，從架構面改善，如導入政府機關積極推動的零信任架構，旨在提升整體系統的安全性認證；其次，定期修補系統與軟體中發現的漏洞；第三，限制使用者的使用範圍，並制定設備遺失時的補救措施；此外，由企業主動提供檔案交換平台，亦可減少員工將檔案存放在個人平台的風險，再搭配管控內部檔案權限，加強對外分享的安全性，並對機敏資料的分享進行限制，從而達到多層次的防護。值得注意的是，企業常見的儲存與資料交換機制，如USB、網芳、NAS及自建的開源分享平台（如NextCloud），大多無法完整滿足上述防護措施的要求。
Openfind SecuShare Pro 協助銀行業強化檔案攜出審查流程
過去員工希望將內部檔案提供給外部的廠商、客戶時，需透過USB將檔案交由主管審核，確認無敏感內容後再上傳至內部分享系統並提供連結，但該系統已終止支援且USB使用遭禁止，使原流程亟需改善。經網擎團隊與客戶深入討論後，導入SecuShare Pro並重整作業機制，整合既有帳號系統以支援帳號建立、同步與認證，同時取得對應主管資訊以滿足審查需求；並與內部Portal進行 SSO單一登入整合，讓使用者無需重複輸入帳密即可安全存取系統。在審核控管的前提下，優化整體操作流程，不僅提升使用便利性與效率，也確保檔案分享過程符合法規與稽核標準。
SecuShare Pro協助汽車零件製造公司優化檔案交換流程
某國內汽車零件製造公司因需與上下游廠商交換訂貨單與零件規格等文件，對外部檔案控管相當嚴謹，過去由IT部門統一透過雲端空間產生分享連結，並經主管審核後提供員工使用，但流程冗長且高度依賴IT人力，亦面臨儲存空間管理不易的問題。經與網擎團隊討論後，導入SecuShare Pro並結合既有表單系統，透過API串接實現流程優化，讓員工可在熟悉的操作環境中完成申請與審核，同時自動生成分享連結，無需IT介入。新方案不僅大幅提升作業效率，減輕 IT 負擔，亦可集中管理檔案並保留完整紀錄，且支援分享後自動清除檔案，有效降低儲存空間壓力，全面提升檔案交換的安全性與便利性。
強化檔案治理，打造安全合規與高效營運的關鍵基石
隨著企業資料量劇增、檔案分享交換頻繁、應鏈日益複雜，檔案稽核與分享管理能透過流程制度、平台控管、權限設置、外部分享機制、安全加密、稽核日誌、雲端服務評估等多重面向，協助企業可有效降低檔案外洩風險、符合法規與標準（如 ISO 27001）、提升營運效率與信任度。
關於SecuShare Pro企業儲存平台
SecuShare Pro企業儲存平台為企業建立專屬私有雲，提供企業級檔案協作平台（Content Collaboration Platform），讓使用者能安全地儲存、分享以及同步電腦、手機和平板上的資料。完整的安全控管、權限與稽核設定，讓企業確保重要資料安全無虞，兼顧協作效率及資安要求、滿足法規遵循。更多訊息，請瀏覽產品網頁https://www.openfind.com.tw/taiwan/secusharepro.html。
關於Openfind
Openfind成立於1998年1月，長期致力於軟體產品與雲端服務自主研發，為政府機關、企業用戶與廣大網友提供高品質、高穩定與高擴充性的軟體與雲端服務。除了立足台灣市場外，Openfind 成功開拓日本市場、東南亞與新興市場，並以外銷成果卓著獲得第 20 屆小巨人獎肯定。從企業電子郵件系統出發，到郵件安全防護、稽核、歸檔系統，以及檔案安全分享平台，Openfind堅守「創新技術與優質服務」的企業文化，提供兼顧資訊安全與成本效益的解決方案，除各項產品皆獲得台灣精品獎肯定外，2024 年更榮獲國家磐石獎取得中小企業最高榮耀。更多訊息，請瀏覽公司網站https://www.openfind.com.tw。