大園汽電導入知識管理系統 邁向數位轉型新紀元
(中央社訊息服務20231107 17:24:45)
大園汽電共生股份有限公司(以下簡稱大汽電) 成立於 1993 年,為大園工業區最大的能資源整合中心,服務廠商超過 60 家,專注在提供園區廠商優質且穩定的能源供給,並致力於再生能源事業,進而實現轉廢為能、節能減碳目標。
因應數位經濟時代的來臨與迎接 AI 人工智能新紀元,公司積極尋求數位轉型的契機,一方面藉由導入 Vitals ESP 企業知識協作平台 與 P.Map 作業程序學習地圖模組,大幅降低人工開單的作業瓶頸、降低錯誤率及無紙化管理;另一方面透過專業顧問輔導手法將各單位核心業務 SOP 標準化,除有效提升跨部門作業品質及縮短新人獨立作業摸索時間外,進而有效提升各級主管問題分析與解決能力,且系統化累積組織智慧資產。
經過大汽電與叡揚共同努力之下,推動進度快速且成效優異,為促進組織間相互交流學習,故舉辦知識管理成果發表會,各個單位展現亮眼成績,大園汽電共生總經理張世陽於會議表示,在導入的過程中十分樂見主管與同仁們對知識管理的認同與投入,也感謝叡揚專業顧問的協助,相信未來能持續透過平台將資訊化為知識,進行傳承與傳遞,擴散更多更大的效益。以下分述獲獎組別:
特優 管理部_優化新進人員任用流程
以優化新進人員任用流程為例,過去組織的招募流程沒有制定明確的 SOP,導致新進 HR 同仁或新任主管學習不易,需要前輩手把手教導或靠自己摸索,過程冗長也容易有疏漏。因此,管理部重新盤點並規劃新人任用流程,將制定的 SOP 步驟化建立在 P.Map,在各個階段中以連結方式連回知識管理系統,協助同仁快速查找程序所需表單與參考案例,並可備註注意事項讓細節更加完善;如人力需求申請流程、招募網站使用指南、校園招募活動流程、內部作業時間、人事報到作業等,原先 3 週的新人,縮短至 1.5 週後即可上手,學習時間成功縮短 50%,人員從招募到完成報到,流程從 28 天減少至 15 天,提升了 46% 的作業效率。
優等 研發部_原料入廠檢驗作業程序
研發部在執行原料樣品入廠檢驗作業時,因原料種類繁雜,各個樣品檢測步驟也不盡相同,新進同仁因不熟悉流程容易產生數據錯誤,或人力不足的現象,導致出具報告時間延遲。為改善上述問題,研發部在 P.Map 建立了檢驗方塊流程圖,協助新人可依照步驟減少檢測過程的疏漏,且個別制定明確的項目檢測時間,能更有效率的規劃檢測量能,更縮短新手上任到獨立作業時程 50%;過去樣品廠家資料、檢驗報告、異常事件紀錄等都放在檔案總管,因搜尋不易,查找一份資料通常需五至十分鐘,透過知識管理系統的關鍵字全文檢索,一分鐘內即可找到想要的資訊。此外,系統還能協助統一表單版本與彈性權限設定,讓研發部有效強化檢測業務作業同時維護資訊的安全。
優等 技術部_汽電廠維護管理數位化
汽電廠的設備維護為技術部的主要業務,過去用檔案總管管理相關文件,常遇到版本格式不一,擺放習慣不同導致文件難以查找,費時費力,且廠內設備繁雜,遇到輪調或新進同仁,維修工法也無法快速的傳承給新手。為提升設備維修效率與修繕品質,技術部將機台設備相關的所有文件,包含修繕紀錄、設備說明、執行標準等分門別類的歸納在知識管理系統中,透過強大的全文檢索減少文件查找時間,版本格式的統一也有效避免因資料錯誤而造成重工與浪費。在 P.Map 上建立零修執行作業流程與維修方法,同仁可依循條列化的程序,清楚每個階段所需執行的內容與相關文件,除了加速同仁更快瞭解作業程序,標準化的數據、量測距離、參數設定等,更協助減少維修品質差異,傳承最有效率的工法與維持正確的數據。此外,也透過行動化裝置即時參閱說明文件與處理紀錄,維修現場同仁能以最快的速度解決問題。