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從空間到雜誌 桃園市新聞處頭也不回的公部門大改造

辦公室像設計公司,官辦雜誌文青搶著要,桃園市新聞處讓你天天想上班
文:鄭景雯/攝影:張新偉/影音:鄭景雯、張新偉、王怡文

2018年桃園「回桃看藝術節」為了宣傳活動,以自嘲、惡搞的方式舉辦「公部門風格海報設計大賽」,邀請參賽者發揮想像力,創作出「最符合公部門風格」的海報。

入圍的16項參賽者,作品都將眾人熟知的「公部門美學」發揮得淋漓盡致,活動還邀請5位評審講評,仔細看每一位評審的評語,還真是把「中華民國美學」形容得淋漓盡致。

有一張參賽海報裡出現的字型多達5種以上,長官想要的圖、文、訊息全都一股腦塞進畫面裡,滿足客戶需求。另一張則把桃園市長鄭文燦照片放進海報,似乎認為巴結市長就能雀屏中選。評審講評也很有趣,說評審雖然認為加上市長的設計很讚,但為了避免官僚氣息,建議改以Q版的樣貌呈現首長,年輕人才會喜歡。

2018年桃園「回桃看藝術節」為了宣傳活動,以自嘲、惡搞的方式舉辦「公部門風格海報設計大賽」,邀請參賽者發揮想像力,創作出「最符合公部門風格」的海報。(回桃看藝術節提供)

這種以戲謔角度看公部門美學的方式,本身就是很不公部門的另類手法。然而回歸現實,實際到桃園市政府辦公大樓走一趟,「公部門設計」仍處處可見,指標的字體凌亂不一,掛放的海報視覺無法彰顯桃園特色,原本用來遮光防曬的窗貼犧牲了自然光,讓室內顯得有些昏暗。

直到上了二樓,穿過桃園市景觀照片長廊,走進位在轉角處的桃園市新聞處,才讓人感到氣象一新,跳脫了對公部門辦公室的既定想像。

改造後的桃園市新聞處,跳脫以往公家機關辦公室的制式模樣。(城隅設計提供)

把中華民國式美學當作善意的提醒

推開新聞處的透明落地大門,就走進了與同一棟建築物其他處室截然不同的辦公空間,這裡有著一道分隔線,大門外的地板為淡黃色磁磚,在昏暗的照明下,顯得毫無生氣。在透明大門內,則有著3.2公尺的挑高空間,踩踏在灰色的PVC地板,迎來的是明亮又有朝氣的辦公室。

推開桃園市新聞處的透明落地大門,以為來到設計公司。

穿梭在許多公家單位大樓裡,經常會發現A單位和B單位長得一模一樣,進去前得要看清楚門上寫的是哪一個部門,以免跑錯棚。然而從今年5月開始,這種情況不會在桃園市新聞處發生。

以往的桃園市新聞處,OA辦公桌及櫥櫃把空間塞到滿,再把工作人員擺進去,雖然是有系統地排列座位,但一眼望去只有「亂」。直到2018年,原先設置在新聞處的記者發稿室要移到另一處,因而有機會將新聞處大大改造。當時的新聞處長張惇涵也藉此機會,提出將設計概念導入於整建之中,讓公部門辦公室不再只是制式化的樣態。

改造前的新聞處,整體視覺設計較為凌亂。(城隅設計提供)
改造前的辦公室,雖然以OA系統辦公桌劃分出個人工作區,但卻阻隔了同事之間的溝通與互動。(城隅設計提供)

去年底上任的現任新聞處長詹賀舜說,早期政府機關重視公務員的效率,因而忽略空間美學,「但政府部門也應該重視美學,更應該把『中華民國美學』當作善意的提醒。」於是桃園市新聞處的空間改造,最後由過去只接私人案件為主的城隅設計得標。

桃園市新聞處長詹賀舜認為,政府部門應該重視美學,更應該把「中華民國美學」當作善意的提醒。

然而要承接公部門標案,對喜歡創作自由的設計師而言,不是件容易的事。以往一件設計標案發包後,設計師提出設計圖,經過層層的審核、批示,從承辦人員、股長、科長、主任、專委到副處長,雖然是靠科層體制防弊,然而設計案經過每一個人之手,都會添加建議事項,在送到最後一關審查之前,設計師必須要把這些「非專業」建議加到設計案之中,來來回回的更改內容,最後再送給處長批示,要是處長再有意見,設計圖又得重新來過,消耗時間也消耗精力。

公部門美學改善 從上到下做起

願意跨出舒適圈與公部門合作,城隅設計負責人許維蓉笑說,關鍵在於處長願意接受新的想法,「能在公部門做到顛覆性的內容很不容易。」合作過程中,新聞處承辦人員尊重專業,「包括色彩運用、建材、layout,新聞處給予非常大的自由度。」更重要的是新聞處也尊重設計師給予的建議,而不是站在高姿態,提出便宜行事的「結案」思維。

願意跨出舒適圈與公部門合作,城隅設計負責人許維蓉說,關鍵在於處長願意接受新的想法。

詹賀舜過去曾在設計公司擔任過專案管理,作為設計師與客戶之間的溝通橋樑,他認為,好的設計能達到溝通的效果,「最常看到公部門傳單發出,沒有達到溝通效果。」最大問題出在,「溝通不只是文字寫得多又詳細,而是要讓人容易讀、容易懂,甚至搭配圖像,那樣的溝通才有效。」

詹賀舜過去曾在設計公司擔任過專案管理,他認為,好的設計才能達到溝通的效果。

而新聞處正好也是「溝通型」單位,時常要扮演政府與民眾之間溝通的橋樑,當初新聞處在招標內容就提及,希望將新聞處打造成開放型的空間,有如新創辦公室,許維蓉說,「這對設計師很有吸引力。」

改造第一步:減法美學

過去新聞處為了提供給記者寫稿的發稿室,在靠窗處隔出一間記者室,壓縮了近40名公務員的辦公空間,再加上早年的裝潢美學,習慣把天花板的管線包住,利用輕隔間把樑柱封屏,而新聞處同仁就在寬度、高度都被擠壓的空間下工作,有如置身在狹小的方盒裡,無法喘息。 

許維蓉改造的第一步,先將輕隔間拆掉,露出頭頂的管線,回到原始狀態。工業風的設計將樓板高度從2.4公尺提升到3.2公尺,提升舒適度。

新聞處改造第一步,把天花板的輕隔間拆掉,樓板高度從2.4公尺提升到3.2公尺,舒適度大為提升。

在記者室搬遷後,許維蓉重新將新聞處區分為公共、辦公空間。公共空間可開放彈性使用,推開大門就能看到多功能展示空間,不僅作為活動、辦展使用,也在牆面展示堪稱最有質感的政府刊物《桃園誌》。

推開新聞處大門,走文青風格的《桃園誌》就擺在公共區域的牆面。

另一側則設置茶水區及入口停留座位區,可作為工作間休憩的場域,也可作為同事之間討論公事、喘口氣的緩衝空間。新聞處員工透露,「許多非新聞處的同仁,平時也很愛來,」藉由穿透式的室內設計,不僅打破了局處界線,也增進市政府的員工交流。

新設置的茶水間成為喘口氣的緩衝空間。

這幾個空間是過往新聞處所沒有的,然而許維蓉卻以減法設計的概念,把過去用來堆疊、置物的閒置空間友善利用,讓新聞處多了2個會議室、1個展示空間、1個茶水間,舊有空間沒變,經過改造卻創造出大效能。

入口處的座椅區也是員工的休憩空間。

同事間看得見彼此 面對面溝通更有效

第二區塊的辦公空間,把過去被隔開作為記者室的牆面打開,讓陽光自然灑進窗內。員工的辦公桌一反傳統以L型包覆性的個人工作站,採用開放式辦公桌,依照組別分為3至6人彈性工作群,座位之間再用輕隔板劃分出個人工作區域,桌子加上隔板的高度不超過105公分。許維蓉認為,過高的隔板有如一道牆,又將人與人之間隔離,理想狀態是能彼此看見對方,才能達到溝通的效用。

捨棄OA制式辦公桌,辦公空間更為寬闊。

詹賀舜說,自從新聞處改造後,「桃園市都發局長要求局裡每一個同仁都要來看!」整修辦公室並非每個局處都有機會,得靠天時、地利、人合,桃園市新聞處正好抓住這個機會,「過去大家會覺得,政府做出來的東西『就是那樣』,新聞處藉這次改造讓大家知道,政府美學不只是那樣。」當辦公空間可以被重新規劃,代表地方政府也在著手改變。

新聞處這次改造也特別申請室內裝修審查許可,由於審查項目繁雜,甚至牽涉到裝修範圍以外的樓層消防檢測,過往公部門整修時不會做到這項,但詹賀舜說,「既然打造公部門辦公室美學我們要當第一個,也應該要把該做完的事情做完整,讓後面要做的人有規範可循。」

新聞處這次改造也特別申請室內裝修審查許可,過往公部門整修時不會做到這項。(城隅設計提供)

桃園誌跳脫官方樣板刊物

除了辦公空間改造,桃園市新聞處出版的政府刊物《桃園誌》也令人耳目一新。這本月刊早在2015年7月就開始發行,起初目標族群是發送給桃園居民,後來因為雜誌內容逐漸跳脫政令宣導,在2017年7月兩週年改版之際,找來設計師聶永真將雜誌改頭換面,不僅設計刊物的標準字體,也親手操刀兩期的封面,逐漸將內頁版型定調。

以生活化的方式介紹桃園,《桃園誌》跳脫政令宣導的政府雜誌風格。

簡約、清新脫俗的設計,讓不少文青搶著索取,有網友說,「讓桃園人立馬更愛自己的家鄉。」還要聶永真乾脆一併拯救桃園市政府的Logo。《桃園誌》因為這次改版,不只讓民眾認識桃園,也成為其他縣市政府刊物的參考指標。

桃園市新聞處綜合行銷科科長陳佩瑩表示,《桃園誌》一期印製三萬本紙本,有30%配送到政府通路,70%配送到誠品、咖啡廳、診所、牙醫、銀行、飯店、民宿、台鐵、國道休息站等,「出刊只要一送到配送點,很快就被拿光。」

陳佩瑩提到,刊物雖然是免費索取,行銷科仍會不時檢視通路點的效應,「我們會每一期檢討配送效應,配送到A點索取效益不好,就會配送到更多需要的地方,」讓刊物隨時處在流通的狀態。

把公家的事當成自己的事做

紙本之外,《桃園誌》也推出電子書,運用新媒體強化行銷的手法,簡直和雜誌社沒兩樣,不僅在桃園市政府Line推播,近期也成立臉書粉絲頁,平均每一期有10萬次點閱率,2018年還創下地方誌點閱第一名。

《桃園誌》平均一本製作成本約20多元,相較其他縣市刊物的成本,高出了1至2倍的成本。陳佩瑩認為,其實「大家資源都差不多,最主要還是在人力和心力的投入。」

訪問時《桃園誌》才剛剛出刊,陳佩瑩跟一旁綜合行銷科股長郭婉伶,臉上露出熬夜沒睡好的疲憊神情,好不容易熬過上一個截稿期,下一個截稿又即將浪襲而來,同時還有其他業務得同步進行。雖然是公務員,但卻有著跟文字工作者一樣的焦慮,陳佩瑩說,「大概截稿前兩週,每天都要到12點才下班,或者是把稿子帶回去看,跟民間的雜誌社一樣,假日也在看稿、看版。」

問她們每個月陷入截稿、出刊輪迴,會不會很厭世?陳佩瑩卻露出發亮的神情說,「做久了就會有成就感,在公部門還能做雜誌蠻有趣的。」

優化公部門辦公空間6個小撇步

By:許維蓉

1. 多引進自然光

2. 多些彈性空間讓同仁間離開座椅辦公,多色彩盡量出現在活動家具上

3. 減少高度高於110公分以上的隔屏

4. 簡化空間動線

5. 每個單位應該都找出屬於自己業務獨特性的附屬空間

6. 適當的儲藏空間,降低同仁對於紙本資料的搜集