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不是我偷懶 為什麼他工作速度比我快N倍【書摘】

2023/12/10 10:11(12/10 15:03 更新)
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想要提高工作效率是否有秘訣?日本電商社長木下勝壽認為,只要調整「思維演算法」,就能在短時間內提升工作成果。(示意圖/圖取自Pixabay圖庫)
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(中央社網站)同樣的工作,有人1小時做完,有人要花8小時。先不討論故意裝忙、刻意拖拖拉拉的情況,你一定遇過看似輕輕鬆鬆就能交出良好成績單、工作效率很高的同事,其中有什麼秘訣嗎?怎麼樣才能盡快展現工作成果?

日本上市電商「株式會社北之達人公司」社長木下勝壽(Katsuhisa Kinoshita)除了是成功的創業家,近年也以網路行銷術、企業經營術成為暢銷作家,他在新作《時間最短化,成果最大化的法則》分析不同人的工作成果為什麼會相差10倍,甚至是100倍以上;他認為只要調整「思維演算法」,也就是在腦中「安裝」正確的思考方式,就能夠在短時間內提升工作成果。中央社取得授權與您分享部分內容。

工作速度快者 vs. 工作速度慢者

有人「1小時就能完成的工作」,另一個人也許要花8小時。有人「5分鐘就能完成的工作」,另一個人也許要花1星期。1天能做出的成果,也會有10倍左右的差距。

我們往往會直接把像前者那樣工作速度快的人,歸類為「能在短時間內完成工作的人」;而把後者那樣工作速度慢的人,歸類為「花長時間工作的人」。然而,真是如此嗎?

其實,除了剛入行的新手外,完成某項任務所需的時間,和身為社會人士的經驗值幾乎毫無關連。在此,我整理了1天成果是10的人,和1天成果是2的人,分別是如何運用時間的。

工作成果不同的人,運用時間的方式可能有所不同。(悅知文化提供)
工作成果不同的人,運用時間的方式可能有所不同。(悅知文化提供)

先看成果10的A,1天完成10的實際工作,做出10的成果。接著,來看看成果2的B,又是如何?

你或許會以為是像B那樣,花在每項實際工作上的時間很長,所以只能做出2的成果;但這樣的想像是錯的。就如C那樣,這種人花在每項實際工作上的時間,其實和成果10的人差不多。

最主要的差異就在於「閒置時間」,也就是指沒在執行實際工作的時間。比起成果10的A,成果2的C在真正開始進行研究、分析、確認、思考、準備等,實際工作之前的閒置時間異常地長。 為什麼,閒置時間會變得這麼長呢?

讓我們來比較看看工作速度慢的人和工作速度快的人吧!

工作速度慢的人 為何總是很晚才「著手」進行實際工作?

工作速度慢的人,都是以「稍後再慢慢考慮」為前提去開會。 例如,像以下這樣的情況:

1.開會時只單方面地聽取資訊,不淸楚的部分稍後再考慮。正因為打算「稍後再考慮」,所以當場並不做確認或是提出疑問。
2.依據開會時獲得的資訊,仔細考慮「該怎麼做」。
3.由於「不知怎麼辦才好」,於是詢問前輩及同事的意見。
4.雖然前輩及同事都給了意見,但不保證一定正確。畢竟這些人都沒去參加會議,無法掌握正確資訊。
5.在無法確保正確性的狀態下,訂立了企劃案。
6.正因為無法確保正確性,所以企劃的精準度也比較低。

此外,工作速度慢的人,不會在會議後立刻著手進行實際工作,所以當要開始做的時候,還必須花時間「回想」。一旦時間久了,記憶都已不再清晰,工作的精準度自然也會變低。

工作速度快的人 為何總是很早「 著手」 ?

工作速度快的人,是以會議結束後就立即著手進行實際工作為前提去開會。

1.於開會的階段,就把一切都理解得十分透徹。像是「認知是否有差距」、「是否雖不完全相同但也還算一致」等。對於不明白的部分,一定都當場確認到淸楚為止。當會議結束後,才不會留下任何疑問。

2.由於已經知道該做什麼、怎麼做,就會立刻著手進行實際工作並迅速完成。多數資訊都已經確認,故精準度也較高。

工作速度快的人,是在會議後就立刻著手,沒有閒置時間,記憶又很清晰。因此,工作的精準度自然也比較高。

即刻剷除「稍後再考慮」的思維演算法

工作速度慢的元凶,正是所謂「稍後再考慮」的「思維演算法」。你必須於此時此刻,立刻將這種思考方式從你的人生中剷除。

首先,就從「一邊想像產出結果,一邊開會」做起。不清楚的、沒聽懂的,都要當場詢問並確認,必須明白地確認A和B哪個才是對的。

會議必須在明確知道「接著應該馬上做什麼、怎麼做」 的狀態下結束。如果這些都還不明確,就絕不結束會議。對外洽談時也一樣。

不要在被拒絕之後,才開始思考接下來該如何處理,而是要在交涉的過程中被對方拒絕時,就一邊思考「下次要怎麼做才能談成生意」,一邊詢問對方「您顧慮的是哪些部分呢?」、「如果條件是這樣的話,您可以接受嗎?」等,做進一步的確認。

務必於洽談結束時,達成知道「下次該用怎樣的條件提案才能談成生意」的狀態。工作速度快的人,是在持續與對方磋商的同時,確實地取得成果。請務必記住,開會並不是「單方面地從對方那兒獲取資訊」,而是要「與對方磋商」。(書摘由悅知文化授權;編輯:曹亞沿)1121210

時間最短化,成果最大化的法則
時間最短化,成果最大化的法則
  • 作者|木下勝壽
  • 譯者|陳亦苓
  • 出版社|悅知文化
  • 出版日期|2023/12/05
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