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書摘/麻理惠怦然心動工作整理術 堆積如山文件怎麼收

最新更新:2020/09/12 19:21
整理工作空間時,文件通常是最耗時的一類,日本整理達人近藤麻理惠認為整理文件的基本原則是「全部丟掉」。(示意圖/圖取自Unsplash圖庫)
整理工作空間時,文件通常是最耗時的一類,日本整理達人近藤麻理惠認為整理文件的基本原則是「全部丟掉」。(示意圖/圖取自Unsplash圖庫)

(中央社網站)以「怦然心動」整理術風靡全球,入選美國時代雜誌2015年百大影響力人物的日本整理達人近藤麻理惠,繼暢銷1200萬本的居家整理術系列書之後,與美國萊斯大學管理學教授史考特索南辛(Scott Sonenshein)跨界合作,針對工作領域的整理術提出建議,出版新書「怦然心動的工作整理魔法」。辦公空間、文件也能用「怦然心動」為標準來篩選嗎?中央社取得方智出版授權,來看看麻理惠對文件整理的建議。

麻理惠:整理文件基本原則就是全丟

整理工作空間時,文件通常是最耗時的一類。即使現今智慧型手機和平板已經無所不在,紙本的數量也大幅減少,我們還是很容易累積一大堆紙張。

整理文件的基本原則是「全部丟掉」。每次聽到我這麼說,客戶都會目瞪口呆。我當然不是說要完全消滅紙張,只是想表達我們需要多強大的決心,才能只留下真正需要的文件,並把其餘的全部丟掉。工作空間裡沒有東西比文件更麻煩的了,不知不覺就堆積如山。紙張很薄,我們常常沒多想就留下。但等到需要整理的時候,過程就會很費時,因為還得確認上面的內容。更糟的是,累積的紙張愈多,要找到想要的文件或報告就愈花時間,想把文件整理好也更加困難。因此,我建議另外撥出時間專門整理文件。

跟其他類別一樣,先把所有文件集中在一起一一檢視。文件是唯一無法問自己心動與否、根據答案來選擇去留的類別。你必須先檢查內容。信封裡的信件也要拿出來一一檢查,以免有廣告傳單或不想要的紙張夾在裡面。

瀏覽內容時順便分類,會有事半功倍的效果,這樣之後要歸檔會更快速、容易。文件可大致分為「待辦」「必存」「想存」這3類。

待辦文件

這類包括需要採取行動的文件,例如未付帳單和必須檢閱的提案。我建議把這些文件都放在一個直立式的文件盒裡,直到處理完畢為止,這樣就不會跟其他類別的文件混在一起。

必須存留的文件

按照規定,某些報告、聲明、合約和文件得保留一段特定的時間,無論它們是否讓人心動。按照類別來整理這些文件,再放進檔案櫃或架上的資料夾歸檔。如果不需要留正本,也可以掃描後再存電子檔。這樣的話,與其邊整理邊掃描,不如先把「待掃描」的文件放在一起,之後再一口氣掃描完。

想留下來的文件

最後是你因為某些原因「想留下來的文件」。有可能是你想留作參考或給你心動感受的文件。要不要留下這些文件,完全由你自己決定。不過,「只是因為⋯⋯」而留下來的東西,常會有再變亂的問題,所以請記住整理文件的基本原則就是「全部丟掉」。

上整理課時,學員要是對於哪些文件該留、哪些該丟猶豫不決,我就會針對每份文件問一連串的問題。比方:「你什麼時候需要用到它?」「保留多久了?」「你多常重看?」「在網路上找得到一樣的內容嗎?」「你電腦裡有存檔嗎?」「沒有它會很麻煩嗎?」「它真的讓你心動嗎?」

如果你難以決定某些文件的去留,不要輕易放過自己,好好把握這個寶貴的機會。問自己一些困難的問題,徹徹底底把文件整理一遍,以後就不用再進行這麼大規模的整理工作。假如「全部丟掉」這個前提讓你卻步,試著想像我走進你的辦公室,宣稱我要用碎紙機處理掉你所有的文件時,你會怎麼做?你會急著把哪些文件從碎紙機裡救出來?

如何收納文件才不會再變亂?

讀到這裡的人,有些可能已經開始焦慮。即使整理過了,文件終究還是會快速累積,變亂是遲早的事。但各位不需要擔心,只要按照以下介紹的收納3原則去做,你就可以永遠告別堆積如山的文件。

原則1:每一張紙都要分類

首先,把文件分成清楚明確的類別,例如簡報、提案、報告、帳單等,或者也可以按照日期、專案,或是客戶、病患或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」「管理構想」「英語學習」和「留存的文件」這些類別。使用你認為最好用的分類系統。

重點是,絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。

原則2:直立收納文件

你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裡」的人嗎?這經常是因為他們把文件都堆疊在桌上。堆疊文件有兩個壞處:第一,因為很難確定有多少文件,久而久之就會愈堆愈高,變成一團亂;第二,你會忘了壓在最底下的文件,為了找文件還得浪費時間。

為了追求最佳效率,用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裡,然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件,看起來也很井然有序。

原則3:待辦文件另外放一個盒子

把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣地,我建議使用直立式的文件盒,這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒,當然也無妨,但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後,不需要留著的就立刻丟掉。

整理文件跟整理其他東西一樣,會讓管理文件變得輕而易舉,因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裡之後,看看你的工作空間,判斷你能用來收納這些文件的最大空間。一旦文件數量超過收納的空間,文件就會多到沒地方放,這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存,就可以丟了。固定這樣檢查,文件就永遠不會變亂。(編輯:唐元元)1090912

(方智出版提供)
(方智出版提供)

書名:怦然心動的工作整理魔法
作者:近藤麻理惠、史考特索南辛
譯者: 謝佩妏
出版社:方智
出版日期:2020/09/01

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